EVENTOS

COORDINACION DE EVENTOS EMPRESARIALES


Descripción
Planear un evento no es trabajo fácil y en ese día tan especial la preocupación principal para los anfitriones será que los invitados disfruten y ellos mismos puedan gozar su evento sin que esto signifique que sufran el estrés que conlleva la organización. Disfrutarán de un evento exclusivo porque estaremos con ustedes desde la planeación hasta el final. Nos aseguraremos de que sea una celebración exitosa.
COORDINACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

LOS EVENTOS
Epistemológicamente la palabra EVENTO, del latín "eventus", significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Para nuestra aplicación, si bien se trata de un suceso, es eventual en la concepción de irrepetible.
Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, en tanto los eventos sociales y populares tienen como método la diversión, los corporativos tienen como mecanismo la vinculación para la negociación, la incentivación, la capacitación y el trabajo.
Para que exista un evento es necesario reunir gente en un lugar determinado, con un fin y que exista vinculación entre las partes.
Hay ciertos elementos que caracterizan todo tipo de eventos: sedes o lugares, gastronomía, personal de producción y atención, asistencia técnica, recreación, ambientación, entre otros.
EL MERCADO DE EVENTOS está constituido por PROVEEDORES DE SERVICIOS PARA EVENTOS (salones, organizadores de eventos, gastronomía, entre otros) que conforman la OFERTA y por CLIENTES o CONTRATANTES DE EVENTOS (particulares, empresas, instituciones, profesionales entre otros)que definen la DEMANDA.
En el ámbito empresarial / profesional un evento es un acto que sirve a su empresa para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa, lo que facilita en todo caso nuestros objetivos de fidelización frente a la competencia del mercado actual.
De esta forma, un evento proporciona contacto directo con el cliente, favorece las relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto de forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

Por otro lado los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.

CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS
Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamaño (micro, medio, grande o mega evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su área de competencia o temática. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y EMPRESARIALES o CORPORATIVOS.
Clasificación de eventos
FESTEJOS POPULARES
Nacionales: característicos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles)
Internacionales: ídem pero de regiones de diferentes países.
EVENTOS EMPRESARIALES:
Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios:
- Ferias
- Congresos.
- Exposiciones.
- Seminarios.
- Lanzamientos de productos.
- Conferencias de Prensa.
- Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa.
- Inauguraciones.
- Aniversarios de Empresa.
- Desayunos de trabajo.
- Almuerzos de Trabajo.
- Cena de Trabajo.
- Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad)
- Encuentros de negocios.
- Fiesta de Logros de Objetivos.
- Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.
- Eventos de integración.
- Eventos Recreativos.
- Jornadas de Capacitación.
. EVENTOS CULTURALES:
- Festivales.
- Actos Culturales.
- Conmemoraciones.
- Espectáculos artísticos.
- Muestras de arte.
- Inauguraciones de Centros Culturales.
- Presentación de un libro.
- Presentación de una Obra.
- Espectáculos callejeros.
- Exposiciones.
- Congresos.
- Ferias.
- Concursos.
- Mesas de debate.
EVENTOS RELIGIOSOS
Característicos de cada religión:
- Bautismo.
- Comunión.
- Casamiento.
- Navidad.
- Pascuas.
- Retiros Religiosos.
- Convivencias.
- Estadías de descanso.
- Cursillos religiosos.
- Seminarios religiosos.
- Campamentos religiosos.
- Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios)
EVENTOS SOCIALES:
- Nacimientos.
- Cumpleaños.
- Casamientos.
- Aniversarios.
- Fiestas Benéficas.
- Desfiles.
- Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros)
- Fiestas de Egresados.
- Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.)
- Fiestas de despedida.
- Eventos infantiles.
- Despedidas de solteros.
- Fiestas de Reencuentros.
- Cumpleaños de 15.
- Cumpleaños de 18.
EVENTOS ESCOLARES:
- Inicio del ciclo lectivo.
- Cierre del ciclo lectivo.
- Fiestas Patrias.
- Torneos y Encuentros Deportivos.
- Festivales.
- Ferias.
- Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
- Reunión de ex-alumnos.
- Aniversario de la Institución
- Fiesta de Graduación.
EVENTOS POLITICOS:
- Lanzamiento de Campaña.
- Nombramiento de Funcionarios.
- Debates.
- Congresos.
- Cierre de campaña.
- Reuniones de trabajo.
- Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
- Inauguraciones.
- Firmas de Acuerdo.
- Actos Conmemorativos.
- Viajes políticos.
- Recepciones diplomáticas.
- Distinciones.
- Entrega de premios, diplomas.
- Homenajes y Reconocimientos.
- Conferencias de prensa.
EVENTOS DEPORTIVOS:
- Torneos.
- Competencias.
- Olimpíadas.
- Intercolegiales.
- Campeonatos ínter empresarios.
- Mundiales.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
1. ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseado.
2. CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica
3. PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

OBJETIVOS DEL EVENTO
Los objetivos deben ser consistentes y armonizar con todos los propósitos que persiguen las relaciones públicas de la empresa.
Cuando los objetivos son claramente definidos, puede determinarse entonces el tema, su alcance, trascendencia y programas de actos tendientes a conformar el objeto de la celebración.
Entre los propósitos que se persiguen con la organización de un evento, tenemos:
· Intercambiar experiencias o resultados
· Transferir conocimientos.
· Mercadear productos o servicios.
· Divulgar ideas.
· Entablar relaciones de tipo social y de negocios.
Del fin que se persiga con la realización del evento, depende la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos